ИНФОРМАЦИОННЫЕ ТЕХНОЛОГИИ В УПРАВЛЕНИИ ОРГАНИЗАЦИЕЙ (НА ПРИМЕРЕ КАФЕ-БАРА «ВЕЧЕРНИЙ КВАРТАЛ»)
Работа добавлена: 2015-12-06





МИНИСТЕРСТВО ОБРАЗОВАНИЯ РЕСПУБЛИКИ БЕЛАРУСЬ

БЕЛОРУССКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ УНИВЕРСИТЕТ

ФАКУЛЬТЕТ СОЦИОКУЛЬТУРНЫХ КОММУНИКАЦИЙ

Кафедра менеджмента и экономики социальной сферы

ИНФОРМАЦИОННЫЕ ТЕХНОЛОГИИ В УПРАВЛЕНИИ ОРГАНИЗАЦИЕЙ
(НА ПРИМЕРЕ КАФЕ-БАРА «ВЕЧЕРНИЙ КВАРТАЛ»)

Курсовая работа
по управлению организации

Руткевич Валерии,

студентки 3 курса,

специальность

«менеджмент (социально-

административный)»

Научный руководитель:

доцент,

Р. Р. Байтасов

Минск, 2015


ОГЛАВЛЕНИЕ

Введение 3

Глава 1 Информационные технологии управления: понятие, сущность 4

1.1 Информационные процессы в управлении организацией 4

1.2 Информационные технологии как инструмент формирования управленческого решения 9

Глава 2 Анализ использования информационных технологий в управлении организацией 15

2.1 Организационно-экономическая характеристика кафе-бара "Вечерний квартал" 15

2.2 Анализ эффективности функционирования информационных технологий в кафе-баре "Вечерний квартал" 22

Глава 3 Рекомендации по усовершенствованию применения информационных технологий в управлении организацией 30

Заключение 34

Список использованных источников 35


ВВЕДЕНИЕ

Развитие современных информационных технологий открывает широкие возможности для совершенствования процесса управления.

Главной предпосылкой трансформации традиционного менеджмента и приспособления его к новым условиям хозяйственной деятельности стало массовое использование компьютерной и телекоммуникационной техники, формирование на ее основе высокоэффективных информационно-управленческих технологий. Эта трансформация нашла свое отражение в радикальных изменениях, затронувших организационные структуры менеджмента, его регламент, кадровый потенциал, системы документирования, фиксации и передачи информации, использование информационных ресурсов в целом.

Актуальность темы диктуется тем, что в нынешнее время  информационные технологии применяются во всех областях деятельности человека и определяют процесс развития современных организаций, в том числе заведений общественного питания, повышают эффективность и приводит к появлению новых способов осуществления данной деятельности. Внедрение новых систем позволяет организациям увеличить свою прибыль, что говорит о том, что автоматизация быстро окупает себя за несколько месяцев. Это становится возможным за счет правильно подобранного торгового оборудования и специализированного программного обеспечения.

В рамках данной работы, объектом исследования является кафе-бар "Вечерний квартал". Предметом  выступают информационные технологии данного предприятия.

Цель работы - исследовать состав и особенности информационных технологий предприятия.

Для достижения поставленной цели были поставлены задачи:

1.  рассмотреть теоретические основы анализа информационных технологий предприятия;

2.  проанализировать особенности информационных технологий в кафе-баре" Вечерний квартал";

3.  предложить меры по совершенствованию информационных технологий предприятия.

В процессе написания работы были использованы следующие материалы: учебники Белецкой Л. В., Емельяновой Т.В., Кравченко Т.В.  и Инвестиционный Кодекс Республики Беларусь.


ГЛАВА 1

ИНФОРМАЦИОННЫЕ ТЕХНОЛОГИИ УПРАВЛЕНИЯ: ПОНЯТИЕ, СУЩНОСТЬ

1.1 Информационные процессы в управлении организацией

В современных условиях информационные технологии играют и будут играть все большую роль в достижении стратегических целей организации. Это приводит к новым требованиям к информационным технологиям, системам и их функциям. [3, с. 28]

Любое предприятие для анализа возникающих проблем, принятия решений, контроля операций, создания новых продуктов или услуг нуждается в информации.

Под информацией понимаются осмысленные и переработанные данные, которые используются для решения управленческих задач. Данные отражают события, происходящие как в самой организации, так и за ее пределами. Для успешного функционирования предприятия осуществляются процессы создания , сбора, хранения, обработки, отображения, передачи, распространения и предоставления  пользователю документированной информаци называют информационным процессом. [1, с. 6]

Соблюдение требований к информации, используемой в управлени (оптимальность и полнота,объективность, соответствие реальному положению дел и состоянию управляемого объекта,точность,своевременность и оперативность) способствует применению в управленческой деятельности современных информационных технологий, квалифицированное применение которых позволяет обеспечить качественную и количественную эффективность, рентабельность и экономичность управленческой деятельности.

Информационная технология (ИТ) определяется как совокупность процессов, методов осуществления поиска, получения, передачи, сбора, обработки, накопления, хранения, распространения и предоставления информации, а также пользования информацией и защиты информации.

Основная цель разработки ИТ – снижение трудоемкости процессов использования информационных ресурсов (существенное уменьшение объемов перерабатываемой информации и сокращению сроков ее обработки), повышения достоверности и оперативности данных, необходимых для принятия управленческих решений. Что обеспечивает повышение качества управления организацией . [2, с. 107]

Для обслуживания информационных потребностей организации создают информационные системы разных уровней управления. [16, с. 67]

Основная классификация информационных систем представляет собой информационные системы, включающие данные о внешней и внутренней среде организации.

Таблица 1.1.1 – Классификация информационных систем

Внешняя среда

Внутренняя среда

•CRM (Customer Relationships Management- управление взаимоотношениями с клиентами)

•ERP (Enterprise Resource Planning- планирование ресурсов предприятия)

•SRM (Supplier Relationships Management- управление взаимоотношениями с поставщиками)

•BPM (Business Process Management- управление бизнес-процессами)

•SCM (Supply Chain Management- управление цепочками поставок)

PPM (Project Portfolio Management- управление проектами и портфелями).

Примечание - Источник: Собственная разработка на основе данных [16]

Данные о внутренней среде формируются в системах CRM (в части, касающейся эффективности маркетинга и сбыта) и SCM (в части, касающейся эффективности закупочной, производственной, складской и транспортной логистики). Системы ERP, CRM, SCM и SRM называют транзакционными системами.

Обработка данных для получения информации в интересах стратегического анализа осуществляется в системах класса BI (Business Intelligence- бизнес-аналитика). [13, с. 26]

Классификация информационных технологий включает шесть признаков.

Таблица 1.1.2 – Классификация информационных технологий

Признак классификации

Виды

Способ реализации в ИС

Традиционные

Новые информационные технологии

Степень охвата задач управления

Электронная обработка данных

Автоматизация функций управления

Поддержка принятия решений

Электронный офис

Экспертная поддержка

Класс реализуемых технологических операций

Работа с текстовым редактором

Работа с табличным процессором

Работа с СУБД

Работа с графическими объектами

Мультимедийные системы

Гипертекстовые системы

Тип пользова

тельского интерфейса

Пакетные

Диалоговые

Сетевые

Способ построения сети

Локальные

Многоуровневые

Распределенные

Обслуживуаемые предметные области

Бухгалтерский учет

Банковская деятельность

Налоговая деятельность

Страховая деятельность

Другие

Примечание - Источник: собственная разработка на основе данных [8]

Для анализа управления информационными технологиями на организации выделяют информационные технологии по степени охвата задач управления, которые включают следующие виды:

1. Информационная технология обработки данных применяется на уровне исполнительской деятельности персонала невысокой квалификации в целях автоматизации постоянно повторяющихся операций.

Особенности данной технологии:

1) решение только хорошо структурированных задач, по которым имеются необходимые входные данные и для которых можно разработать алгоритм;

2) выполнение стандартных процедур обработки.

3) выполнение основного объема работ в автоматическом режиме с минимальным участием человека;

4)использование детализированных данных.

5) акцент на хронологию событий;

6) требование минимальной помощи в решении проблем со стороны специалистов других уровней. Основные компоненты технологии: сбор, обработка (группировка, сортировка,  вычисления, включающие математические и логические операции; укрупнение, служащее для уменьшения количества данных и реализуемое в форме расчетов итоговых или средних значений), хранение данных, создание отчетов.

2. Информационная технология автоматизированного офиса служит для организации коммуникационных процессов внутри фирмы и с внешней средой на базе компьютерных сетей и других современных средств передачи и работы с информацией. Автоматизация офисной деятельности осуществляется на основе программно-аппаратного комплекса, называемого электронным офисом. В настоящее время известно несколько десятков программных продуктов для компьютеров и некомпьютерных технических средств, обеспечивающих технологию автоматизации офиса: текстовый процессор, табличный процессор, электронная почта, электронный календарь, аудиопочта, компьютерные и телеконференции, видеотекст, хранение изображений, а также специализированные программы управленческой деятельности: ведения документов, контроля за исполнением приказов и т.д.

В настоящее время на рынке офисных продуктов доминируют три комплекта: Borland Office for Windows фирмы Novell, SmartSuite фирмы Lotus Development и Microsoft Office фирмы Microsoft.

Также широко используются некомпьютерные средства: аудио- и видеоконференции, факсимильная связь, ксерокс и другие средства оргтехники.

3. Информационная технология поддержки принятия решений организует взаимодействие человека и компьютера. Выработка решений происходит в результате циклического процесса, в котором участвуют система поддержки принятия решений в роли вычислительного звена и объекта управления и человек как управляющее звено, задающее входные данные и оценивающее полученный результат вычислений на компьютере.

Отличительные характеристики данной технологии: ориентация на решение плохо структурированных (слабо формализованных) задач; сочетание традиционных методов доступа и обработки компьютерных данных с возможностями математического моделирования; направленность на непрофессионального пользователя; высокая адаптивность к особенностям используемого технического и программного обеспечения, требованиям пользователя.

4. Информационные технологии экспертных систем основаны на использовании искусственного интеллекта. Данные системы дают возможность получать консультации экспертов по любым вопросам, о которых этими системами накоплены знания. Основные компоненты технологии: интерфейс пользователя, база знаний, интерпретатор, модуль создания системы. Основными компонентами информационной технологии, используемой в экспертной системе, являются: интерфейс пользователя, база знаний, интерпретатор, модуль создания системы.

Сходство информационных технологий, используемых в экспертных системах и системах поддержки принятия решений, состоит в том, что они обеспечивают высокий уровень поддержки принятия решений. Однако имеются и существенные различия. Решение проблемы в рамках систем поддержки принятия решений отражает уровень ее понимания пользователем и его возможности получить и осмыслить решение. Технология экспертных систем, наоборот, предлагает пользователю принять решение, превосходящее его возможности. Другое отличие указанных технологий выражается в способности экспертных систем пояснять свои рассуждения в процессе получения решения. Часто эти пояснения оказываются более важными для пользователя, чем само решение. Третье отличие связано с использованием нового компонента в информационной технологии экспертных систем – знаний. [20,  с. 13-14]

5. Информационная технология управления предназначена для удовлетворения информационных потребностей работников различных функциональных подсистем или уровней управления фирмой. Поставляемая информация содержит сведения о прошлом, настоящем и вероятном будущем фирмы, то есть представлена так, чтобы просматривались тенденции изменения данных, причины возникших отклонений и возможные решения. На этом этапе решаются следующие задачи обработки данных:

·  оценка планируемого состояния объекта управления;

·  оценка отклонений от планируемого состояния;

·  выявление причин отклонений;

·  анализ возможных решений и действий.

Информационная технология управления направлена на создание различных видов отчетов.

Специальные отчеты создаются по запросам управленцев или когда в организации произошло что-то незапланированное. И те, и другие виды отчетов могут иметь форму суммирующих, сравнительных и чрезвычайных отчетов.

Использование отчетов для поддержки управления оказывается особенно эффективным при реализации так называемого управления по отклонениям. Управление по отклонениям предполагает, что главным содержанием получаемых менеджером данных должны являться отклонения состояния хозяйственной деятельности фирмы от некоторых установленных стандартов (например от ее запланированного состояния).

Технологические процедуры управления можно разделить на формализуемые, которые выполняются по установленным правилам (алгоритмам) на компьютере, и на творческие, которые выполняются людьми. Увязка всех элементов технологии управления обеспечивается с помощью автоматизированной системы управления. [20, с. 12]

Использование в качестве таких средств управления компьютерных информационных технологий является необходимостью оперативного принятия управленческих решений в условиях перманентно увеличивающегося информационного потока и конкурентной среды. Компьютерные информационные технологии обеспечивают управление возрастающими информационными ресурсами в основных видах управленческой деятельности: стратегическое планирование, маркетинг, качество продукции (товаров и услуг) и т. д.

Стратегический выбор автоматизированной ИС предприятия определяется следующими основными факторами:

1) областью функционирования предприятия;

2) типом предприятия;

3) видом производственно-хозяйственной или иной деятельности;

4) принятой моделью управления предприятием;

5) специфическими задачами в управлении;

6) существующей информационной инфраструктурой.[3, с. 11]

1.2 Информационные технологии как инструмент формирования управленческого решения

Цель и характер деятельности организации определяют ее информационную систему и автоматизацию информационной технологии, а также вид обрабатываемого и производимого информационного продукта, на основе которого принимается оптимальное управленческое решение. [17 , с. 13]

Потребность в информации разных субъектов и звеньев управления неодинакова и определяется теми задачами, которые решает в процессе управления тот или иной работник управленческого аппарата. Эта потребность зависит от масштаба и важности принимаемых решений (чем масштабнее и важнее решение, тем бόльшая по объему и разнообразная по содержанию информация необходима для его подготовки и принятия), от количества и характера управляемых, регулируемых параметров, от количества вариантов возможного состояния и поведения управляемого объекта, от величины и разнообразия возмущающих управляемую систему внутренних и внешних воздействий, от количества и качества показателей, характеризующих результаты функционирования данной системы. [3, с. 24]

Эффективность принятия управленческих решений в условиях функционирования информационных технологий в организациях различного типа обусловлена использованием разнообразных инструментов анализа финансово-хозяйственной деятельности предприятий. Можно выделить четыре круга задач, решаемые фирмой:

1. Первый круг задач ориентирован на предоставление экономической информации внешним по отношению к фирме пользователям — инвесторам, налоговым службам и т. д. В данном случае для анализа используются показатели, получаемые на основе данных стандартной бухгалтерской и статистической отчетности, а также других источников информации.

2. Второй круг связан с задачами анализа, предназначенными для выработки стратегических управленческих решений развития бизнеса. В этом случае информационная база должна быть шире, но в рамках достаточно высокоагрегированных показателей, характеризующих основные тенденции развития отдельной фирмы или корпорации.

3. Третий круг задач анализа ориентирован на выработку тактических решений. Его информационная база чрезвычайно широка и требует охвата большого количества частных высокодетализированных показателей, характеризующих различные стороны функционирования объекта управления.

4. Четвертый круг задач связан с задачами оперативного управления экономическим объектом в соответствии с функциональными подсистемами экономического объекта. Для решения этих задач используется текущая оперативная информация о состоянии экономического объекта и внешней среды. [16, с. 14]

Каждый из этих кругов задач требует определенной информационной поддержки, которая реализуется на базе информационной технологии и осуществляется на стратегическом, тактическом и оперативном (операционном) уровнях.

Таблица 1.2.3 – Цели на разных уровнях управления

Уровни управления

Основные цели

Стратегический

-определение системы приоритетов развития организации;

-оценка перспективных направлений развития организации;

-выбор и оценка необходимых ресурсов для достижения поставленных целей.

Тактический

- обеспечение устойчивого функционирования организации

- создание потенциала для развития организации;

- создание и корректировка базовых планов, работ и графиков реализации заказов на основе накопленного в процессе развития организации потенциала.

Оперативный

-выработку и реализацию решений по устранению или, минимизации нежелательных отклонений;

-получение прибыли за счет реализации запланированных заранее мероприятий использование накопленного потенциала;

-регистрацию, накопление и анализ отклонении хода производства от запланированного.

Примечание - Источник: собственная разработка на основе данных [8]

1. Стратегический уровень ориентирован на руководителей высшего ранга. За счет организации информационной технологии обеспечивается доступ и сортировка информации по ключевым факторам (преимущественно на использовании внешней для деятельности организаций информации), которые позволяют оценивать степень достижения стратегических целей фирмы и прогнозировать ее деятельность на длительную перспективу.

Модели данного контура функционирования информационной технологии должны учитывать:

- особенности развития рыночных отношений в стране;

- возможные перспективные виды продукции (товары и услуги), относящиеся к профилю деятельности организации или предприятия;

- потенциальные виды производственных ресурсов, возможные для использования при создании новых видов продукции (товаров, услуг);

- перспективные технологические процессы изготовления новых видов продукции (товаров и услуг).

Таким образом, ИТ должна располагать развитой коммуникационной средой (включая Internet) дли получения, накопления и обработки внешней информации.

Отличительной особенностью функционирования ИТ в контуре долгосрочного стратегического планирования следует считать высокий уровень неопределенности и неполноты информации, что повышает значение субъективного фактора как основы принятия решений. При этом автоматизированная информационная технология выступает в роли вспомогательного средства, обеспечивающего главную предпосылку для организации деятельности аппарата управления.

Информационные технологии поддержки стратегического уровня принятия решений помогают высшему звену управления организацией решать неструктурированные задачи, основной из которых является сравнение происходящих во внешней среде изменений с существующим потенциалом фирмы. [16, с. 15-16]

2. Тактический уровень принятия решения средним управленческим звеном используется для мониторинга, контроля, принятия решений и администрирования.

Основными функциями, которые выполняются на базе автоматизированной информационной технологии, являются: сравнение текущих показателей с прошлыми, составление периодических отчетов за определенный период, обеспечение доступа к архивной информации, принятие тактических управленческих решений и т. д.

Функционирование информационной технологии при среднесрочном планировании базируется на использовании моделей, отражающих реальные факторы и условия возможного развития деятельности организаций. Внешняя информация точно соответствует возможным и практически осуществляемым направлениям развития организаций и предприятий, что повышает уровень определенности данных и модели системы управления.

Одним из инструментальных средств для принятия тактического решения в настоящее время являются системы поддержки принятия решений, которые обслуживают частично структурированные задачи, результаты которых трудно спрогнозировать заранее. [16, с. 17-18]

3. Оперативный (операционный) уровень принятия решений является основой всех автоматизированных информационных технологий. На этом уровне выполняются текущие рутинные операции по решению различных функциональных задач экономического объекта. Выполняется программная обработка информации по заранее разработанным алгоритмам.

Оперативное управление ориентировано на достижение целей, сформулированных на стратегическом уровне, за счет использования определенного на тактическом уровне потенциала.

На уровне операционной деятельности решаются следующие задачи:

− обработка данных об операциях, производимых фирмой;

− создание периодических контрольных отчетов о состоянии дел в фирме;

− получение ответов на всевозможные текущие запросы и оформление их в виде бумажных документов или отчетов.

Функционирование информационной технологии в контуре текущего планирования и оперативного регулирования происходит в условиях определенности, полноты информации. Инструментальные средства на оперативном уровне управления имеют, небольшие аналитические возможности. Основное их назначение состоит в отслеживании ежедневных операций в организации и периодическом формировании строго структурированных сводных типовых отчетов.

Информационные технологии обеспечивают специалистов на оперативном уровне информационными продуктами, необходимыми для принятия ежедневных оперативных управленческих решения.

Назначение инструментальных средств информационной технологии на этом уровне — отвечать на запросы о текущем состоянии фирмы и контролировать информационные потоки организации.

Информационная технология, поддерживающая управление на оперативном уровне, является связующим звеном между организацией и внешней средой. Через оперативный уровень также поставляются данные для остальных уровней управления.

Основные информационные потребности на оперативном уровне могут быть удовлетворены с помощью типовых функциональных и проблемно-ориентированных аппаратно-программных инструментальных средств для текстовой, табличной, графической и статистической обработки данных, электронных коммуникаций и т. д. [16, с. 19-20]

Показатель, определяющийся совокупностью эффективностей технического, экономического и социального характера при использовании информационных технологий - эффективность ИТ . Для оценки того, насколько успешно могут применяться ИТ, важны нижеследующие понятия.

- Стратегическое соответствие. Стратегическое влияние информационных технологий весьма неодинаково в разных отраслях и фирмах, и даже внутри отдельно взятого предприятия.

- Корпоративная культура воплощается в ценностях организации и отражается в ее стратегических процессах.

- Технологические переходы. Быстрая эволюция ИТ повышает требования к управлению их внедрением. Поскольку внедрение новых информационных технологий часто прямо влияет на эффективность деятельности предприятий, успех приходит только там, где люди способны обучаться и соответственно изменять свое поведение. Поэтому ИТ рассматривают и как инструмент расширения интеллектуальных возможностей людей в рамках предприятия. [16, с. 58]

Обоснованием для осуществления инвестиций в ИТ являются:

- повышение производительности, которая оценивается в виде условного прироста объема реализации или объема прибыли, полученного за счет использования сэкономленного рабочего времени;

- повышение качества труда, которое выражается в сокращении расходов на переработку продукции или обслуживание и тем самым оказывает влияние на производительность труда;

- получение потребителем выгоды как условие сохранения и увеличения контингента клиентов предприятия;

- совершенствование профессиональных качеств персонала как фактор обеспечения конкурентоспособности предприятия. При оценке окупаемости ИТ важно правильно выбрать период анализа окупаемости, учитывая эффект запаздывания в получении прибыли за счет проблем освоения новой технологии; обучения персонала и получения им профессиональных навыков; определенной инерции рынка, проявляющейся в запаздывании реакции на происходящие изменения. [3,  с. 44-45]

Таким образом, для обслуживания информационных потребностей предприятия создают информационные системы разных уровней управления, в соответствии с которыми осуществляется принятие решений в функционировании информационной технологии. При обосновании внедрения информационной технологии важное значение имеет стратегическое и технологическое соответствие и корпоративная культура организации. Информационные технологии должны меняться и разрабатываться так, чтобы соответствовать потребностям организации и отдельных индивидов. В свою очередь, организация и индивиды также должны совершенствоваться, проходя переподготовку, обучение и планируемые организационные изменения, чтобы уметь извлекать преимущества из новых ИТ.  


ГЛАВА 2

АНАЛИЗ ИСПОЛЬЗОВАНИЯ ИНФОРМАЦИОННЫХ ТЕХНОЛОГИЙ В УПРАВЛЕНИИ ОРГАНИЗАЦИЕЙ

2.1 Организационно-экономическая характеристика кафе-бара "Вечерний квартал"

Кафе-бар "Вечерний квартал" является организацией общественного питания и существует в форме частной собственности.

Организация была зарегистрирована в 2010 году налоговой инспекцией  Первомайского района под юридическим названием «Вечерний квартал». Кафе является молодым предприятиям в системе общественного питания города Минска.

Кафе-бар "Вечерний квартал" на 110 посадочных мест.  Юридический адрес: г. Минск, улица Ложинская, 23. Несмотря на то, что предприятие находится в спальном районе города, "Вечерний квартал" пользуется спросом у населения (учитывая большую проходимость, так как кафе находится на оживленной улице) и имеет своих постоянных клиентов.

Кафе является обществом с ограниченной ответственностью (ООО "Пищепромсервис"). Данная организационно – правовая форма является преобладающей формой среди предприятий, считающимися средними по размеру общей площади и количеству работников. Выбор организационно-правовой формы предприятия осуществлен с учетом ряда критериев, в первую очередь это: простота регистрации и постановки на учет в государственных органах; простота ведения бухгалтерского учета. 

Организация вправе осуществлять следующие виды деятельности:

1. Производство и реализация продукции общественного питания;

2. Осуществление оптовой и розничной торговли;

3. Сдача в наем арендованного нежилого имущества;

4. Оказание транспортных услуг;

5. Осуществление других видов деятельности, не противоречащих законодательству Республики Беларусь.

В кафе приготовляются и реализуются для потребления на месте горячие и холодные блюда, блюда и кулинарные изделия, холодные и горячие напитки, а также реализуются некоторые покупные товары. В рассматриваемом предприятии   применяется метод индивидуального обслуживания посетителей официантами. Оплата отпущенной продукции производится за наличный расчёт по счёту и пластиковыми карточками, предъявленному посетителю официантом. Расчёт посетителей с барменом производится за наличный расчет без оформления через контрольно-кассовый аппарат.

Основное назначение услуг  рассматриваемого кафе – производство, реализация, организация потребления, досуга индивидуальных потребителей. При этом удовлетворяются социальные и физиологические потребности населения. Предприятия общественного питания за счет предоставления основных услуг удовлетворяют свои экономические интересы. Являясь предприятием общественного питания, кафе-бар "Вечерний квартал" также выполняет не только производственные, но и торговые функции, то есть организует реализацию и потребление их населением. Таким образом, услуга рассматриваемого предприятия, кафе-бар «Вечерний квартал», направлена на потребителя и призвана удовлетворять его потребности: в еде, общении, отдыхе и развлечении. Именно от спроса населения зависят состав и структура хозяйственных связей, персонала и то, на какие доходы может рассчитывать предприятие в будущем

 Целью деятельности кафе-бара "Вечерний квартал" является хозяйственная деятельность, направленная на извлечение прибыли, удовлетворение социально-экономических интересов участников и членов трудового коллектива предприятия. Основными задачами данного предприятия общественного питания являются: наиболее полное удовлетворение спросов населения, улучшение качества выпускаемой продукции, повышение культуры обслуживания.

Численность персонала рассматриваемой организации общественного питания определяется на основе его мощности, условий и режима его работы. Штат  кафе "Вечерний квартал" включает административно-управленческий персонал, работников производства и работников зала.

Степень централизации кафе-бара средняя, так как функции распределены по управленческому персоналу.

Директор рассматриваемого кафе  обладает линейными полномочиями. Директор  несет  полную  ответственность  за   реорганизацию   хозяйственной деятельности кафе, исполнение  договоров  и  соглашений;  рассматривает жалобы. Директору предоставлено право: принимать, увольнять и перемещать  работников кафе;  самостоятельно  утверждать  штаты;   распоряжаться   средствами; издавать приказы, распоряжения, поощрять работников, налагать  взыскания  на них при  необходимости.  Директору непосредственно  подчиняется  главный бухгалтер и менеджер.

 

 

 

        Рисунок 2.1 -Организационная структура кафе-бара «Вечерний квартал»

          Примечание: Источник – Собственная разработка

          

Менеджер ресторана выполняет следующие должностные обязанности:

1. Планирует, организует и контролирует работу кафе (организация взаимодействия всех структурных подразделений кафе; рациональная организация труда персонала; обеспечение и контроль наличия необходимых запасов товарно-материальных ресурсов; контроль технического состояния технологического оборудования; ведение учетной и отчетной документации; соблюдение правил охраны труда, техники безопасности, пожарной безопасности, санитарных правил и гигиенических нормативов).

2. Планирует и рационально организует рабочее время персонала (составление графиков и расписания работы; использование методов и принципов научной организации труда).

3. Рассчитывает потребности кафе в продуктах и иных товарно-материальных ценностях, планирует и организует его материально-техническое обеспечение (анализирует потребности кафе в ресурсах с учетом состояния и тенденций развития рынка ресторанных услуг и потребительского спроса; маркетинговый анализ рынка поставщиков; контроль сроков, объемов и качества приобретаемой продукции; анализ соотношения «цена — качество товара»).

4. Контролирует качество обслуживания посетителей ресторана.

5. Управляет персоналом (прием и расстановка кадров; распределение обязанностей и делегирование полномочий; повышение трудовой мотивации на основе использования современных социально-психологических методов управления и совершенствования системы материального стимулирования; планирование, организация и контроль эффективности обучения персонала, в т. ч. на рабочих местах; развитие внутрикорпоративной культуры и служебной этики; аттестация персонала ресторана).

6. Организует делопроизводство, своевременное и качественное оформление документации и статистической отчетности (разработка и совершенствование нормативной и технологической документации, включая внутренние стандарты, инструкции, правила и т. д.; сбор, компьютерная обработка и анализ производственной информации; подготовка статистических отчетов, информационных материалов и т. д.).

7. Планирует, организует и контролирует эффективность рекламных мероприятий.

8. Обеспечивает прибыльность кафе на основе грамотной маркетинговой политики и наиболее полного удовлетворения потребностей посетителей.

9. Оптимизирует расходы при ведении бизнеса.

10. Формирует положительный имидж кафе (повышение и контроль качества и культуры обслуживания посетителей кафе; создание приятной и дружелюбной атмосферы; изучение потребительских предпочтений посетителей кафе; подготовка предложений и их реализация по улучшению обслуживания посетителей; установление и расширение связей с общественностью и средствами массовой информации; учет и анализ жалоб, претензий и пожеланий посетителей; устранение недостатков в работе кафе; соблюдение правил протокола и этикета).

Кроме работ, предусмотренных тарифно-квалификационными характеристиками, рабочие также должны выполнять работы, связанные со сдачей смены, своевременной подготовкой к работе и уборкой рабочего места, оборудования, содержанием их в надлежащем состоянии, ведением установленной технической документации. Для низкооплачиваемых категорий работников предусматриваются доплаты к тарифным ставкам.

Для производственных рабочих используется суммированный учет рабочего времени, поэтому штатным расписанием утверждаются часовые тарифные ставки. Ими удобнее пользоваться для расчета заработной платы. При расчете часовых тарифных ставок рабочих соответствующего разряда используется месячная тарифная ставка для данного разряда и средняя норма рабочих часов в месяц.

Наименование статей баланса организации

Показатель бухгалтерского баланса

2012 год

2013 год

2014 год

абсолютная величина, млн. руб.

удельный вес, %

абсолютная величина, млн. руб.

удельный вес, %

абсолютная величина, млн. руб.

удель-ный вес, %

2

3

4

5

6

7

8

Долгосрочные активы

28

10.4%

33

18.8%

50

46.3%

Краткосрочные активы

242

89,6%

143

81,3%

58

57.7%

Запасы

111

41.1%

124

70.5%

58

53.7%

Расходы будущих периодов

1

0.4%

-

0.0%

-

0.0%

Краткосрочная дебиторская задолженность

5

1.9%

9

5.1%

-

0.0%

Денежные средства и их эквиваленты

125

46.3%

10

5.7%

4.3

4%

Баланс

270

100.0%

176

100.0%

108

100.0%

Таблица 2.1.4 – Показатели функционирования кафе-бара «Вечерний квартал»

     Примечание - Источник: [6, 7]

В кафе-баре наблюдается рост и положительная динамика долгосрочных активов за счет увеличения основных средств. Отсутствует краткосрочная дебиторская задолженность на 2014 год, являющаяся источником погашения краткосрочной кредиторской задолженности, что является отрицательным моментом для организации. Снижается показатель денежных средств и их эквивалентов за счет уменьшения денежных средств на текущих счетах.

Таблица 2.1.5 – Показатели рентабельности кафе-бара «Вечерний квартал» , 2014 год

п/п

Наименование показателя

Значение показателя на начало и конец отчетного года

1

Рентабельность затрат

15.0 % - 13.3 %

2

Рентабельность операционной деятельности

0.3 % - 0.3%

4

Рентабельность продаж (оборота)

14.7 %  - 11.4 %

5

Рентабельность совокупных активов

2.2%  - 3.1%

6

Рентабельность собственного капитала

-1.2%  -  -1.8%

     Примечание - Источник: [6]

 

Уменьшение рентабельности затрат говорит об увеличении себестоимости продукции, а также о снижении цен в целях стимулирования сбыта. Уменьшение рентабельности продаж отражает инфляционный рост затрат, опережающий выручку, а также изменение структуры ассортимента продаж.

Таблица 2.1.6 – Экономические показатели деятельности кафе-бара «Вечерний квартал» (2012-2014 гг.), млн.руб.

Наименование показателей

2012

2013

2014

Отклонение за 2012-2013 гг, %

Отклонение за 2013-2014 гг, %

Товарооборот от реализации продукции, товаров, работ, услуг

2090

2954

3774

141,3

127,7

Оборот по продукции собственного производства

1691

2038

2679

120,5

131,4

Розничный товарооборот

2198

2470

2560

112,4

103,6

Прибыль (убыток) от текущей деятельности

6

7

12,3

116,6

175,7

Среднегодовая стоимость основных средст

78

91

109,3

118,2

120,1

Количество посадочных мест

106

106

110

-

103,8

Среднесписочная численность работников, чел.

17

17

15

-

88,2

           Примечание - Источник: [6, 7]

На повышение товарооборота большое влияние оказало повышение розничных цен на товары и сырье. Из-за возрастания удельного веса оптового отпуска в товарообороте в отчетном 2014 году произошло снижение нагрузки на одно место на 0,4%.

Таблица 2.1.7 – Показатели эффективности использования основных средств кафе-бара «Вечерний квартал»(2012-2014 гг.), млн.руб.

Наименование показателей

2012

2013

2014

Отклонение за 2012-2013 гг, %

Отклонение за 2013-2014 гг, %

Общая фондоотдача основных средств

28,3

32,5

34,5

114, 8

106,2

Фондоемкость основных средств

0,037

0,031

0,029

83,8

93,5

Прибыль на рубль основных средств

0,07

0,08

0,11

114,3

137,5

Производительность труда

123

174

252

141,5

144,8

Фондовооруженность труда работников

4,6

5,35

7,29

116,3

136,2

Розничный товарооборот на 1 место

20,7

23,3

23,2

112,6

99,6

Примечание - Источник: [6, 7]

Об эффективности использования основных средств свидетельствует увеличение общей фондоотдачи. Если в 2013 году на 1 тыс. руб. основных средств было получено 80 руб. прибыли, то в отчетном году данный показатель составил уже 110 руб. Положительно, что темп роста рентабельности основных средств выше темпа роста общей фондоотдачи.
В результате этого фондоемкость основных средств снизилась.
Если в предшествующем году для получения 1 тыс. руб. товарооборота требовалось 31 руб. основных средств, то в отчетном году 29 руб.

За 2013 и 2014 год произошел рост фондовооруженности труда работников, при этом темп роста производительности труда опережал рост фондовооруженности, что свидетельствует об эффективном использовании основных средств.

Таблица 2.1.8 -Отчет о движении денежных средств, млн.руб ( за 2012 – 2014 гг.)

Наименование показателей

2012

2013

2014

Отклонение за 2012-2013 гг, %

Отклонение за 2013-2014 гг, %

Выручка от реализации продукции, товаров, работ, услуг

2090

2954

3774

141, 3

127,7

Себестоимость реализованной продукции, товаров, работ, услуг

650

783

1214

120,5

155,0

Валовая прибыль

1440

2171

2560

150,8

117,9

Расходы на реализацию

1132

1788

2133

157,9

119,3

Прибыль (убыток) от

реализации продукции, товаров, работ, услуг

308

383

447

124,4

116,7

     Примечание - Источник: [6, 7]

 

В рассматриваемом кафе 55% от общего объема основных средств обеспечивают процесс производства, 35% - потребление и 10% - реализацию.

2.2 Анализ эффективности функционирования информационных технологий в кафе-баре "Вечерний квартал"

Анализ информационных технологий управленческой деятельности проведен методом интервьюирования работников предприятия, так как проблема анализа усугубляется отсутствием явных показателей эффективности и объективных данных для расчета эффективности управления информационными технологиями.

Персонал предприятия работает в среде локальных вычислительных сетей построенных на технологии  Wi-Fi и бесплатного доступа к нему. Управляет сетью сетевой администратор (менеджер) и директор кафе-бара.

Для кафе характерно:

- единое централизованное управление, администрирование и техническое обслуживание информационно-коммуникационных ресурсов;

- организацию доступа к структурированной информации в режимах on- line и off-line;

Широко используются возможности современной организационно-вычислительной техники в управлении кафе. Информационная система обеспечения состоит из набора следующих аппаратных элементов:

- офисные компьютеры (2 из которых находятся у менеджера и директора предприятия);

- периферия – матричный принтер;

- коммуникационное оборудование - факс и телефоны;

- сетевое оборудование для локальной сети (кабели, коммутаторы, сервер) и для связи с Интернетом по выделенной линии (кабели, модемы);

- контрольно-кассовая машина - фискальный регистратор, выполняющий следующие операции: учет денежных сумм; подсчет частных итогов; подсчет суммы сдачи, общих итогов; продажа за наличные; продажа в кредит; учет цены тары и упаковки; повторение покупки; расчет процентной надбавки и скидки; формирование отчетных документов.

В состав фискального регистратора входят принтер и фискальный блок, В программе формируются документы (чеки, отчеты), которые потом передаются на фискальный регистратор. Вывод информации осуществляется на бумажные носители принтера (чековая лента, контрольная лента, подкладной документ). Выполняется функция учёта и контроля кассовых операций

- система web-мониторинга на базе модуля SecurOS POS, которая помогают регистрировать нарушение в работе сотрудника (несоблюдение санитарных норм, правил безопасности). Данная технология по защите объектов от любого несанкционированного проникновения на объект, от хищений, фактов вандализма или саботажа снижает коммерческие риски и вероятность непрерывности бизнес-процессов. Рассматриваемая система может быть использована в случаях наступления событий информационной безопасности — использование в судебном делопроизводстве, корпоративных расследованиях, изменении менеджмента системы информационной безопасности компании.

Помимо этого, в формировании информационной среды организации играют важную роль личные контакты.

Существующие информационные технологии в кафе-баре связаны с решением задач бухгалтерского учета, накоплением информации по отдельным видам бизнес-процессов, созданием информационных баз данных по направленности деятельности предприятия и формированием телекоммуникационной среды для связи с другими предприятиями.

В целях выявления роли ИТ в эффективности управленческой деятельности был проведен опрос в виде анкетирования с открытыми вопросами. Было задействовано 4 респондента (директор, бухгалтер, менеджер, заведующий производством) при анализе проблем повышения эффективности управленческой деятельности. Если ответ на большинство вопросов — «нет», это означает с большой долей вероятности, что ИТ играют небольшую роль в повышении эффективности. Положительный ответ означает, что ИТ играли, продолжают или могут играть важную роль в работе предприятия.

Таблица 2.2.9 – Анкета для  руководителей различных уровней кафе-бара «Вечерний квартал»

№ п.п

Вопросы

+/-

1.

Вынуждено ли предприятие ежедневно производить большое количество рутинных повторяющихся взаимодействий с потребителями относительно заказов и получения информации?

2.

Сложно ли решить, какие продукты следует выпускать предприятию?

3.

Нужно ли потребителям производить сравнение наборов продукт/услуга/цена предприятия с подобным набором у конкурентов?

4.

Быстро ли принимают решения потребители?

5.

Важно ли для потребителя многократное повторение заказов или множество мест предложения услуг?

6.

Склонны ли потребительские вкусы к изменению?

7.

Возможен ли учет индивидуальных потребностей заказчиков в «доводке» потребляемых ими продуктов?

8.

Колеблются ли цены (может или должен продавец устанавливать цены в момент продажи)?

9.

Трудно ли регулировать деятельность фирмы?

10.

Велико ли число посредников между производителем и потребителем?

Примечание - Источник: собственная разработка на основе данных [8]

В результате исследования установлено, что менеджеры более 60 % своего времени тратят на распределение документов среди подчиненных, на обсуждение их с подчиненными и на участие в совместном (с подчиненными или вышестоящими руководителями) решении возникающих проблем. Опрошенные работники не использовали компьютерные отчеты в качестве основы для оценки и поощрения работников, запросов большего количества ресурсов или их перераспределения, пересмотра методов и процедур организаторской деятельности и функционирования системы управления, повышения достоверности информации.

Таким образом, в практике управления особое значение приобретает выявление и изучение основных факторов, определяющих интенсивность использования информации менеджерами.

Важной характеристикой качества включения ИТ в управленческую деятельность является номенклатура задач, при решении которых они используются.

Таблица 2.2.10 – Оценка частоты использования ИТ при решении задач, %

Задачи

Частота использования ИТ, %

Поиск необходимой информации

85

Набор и редактирование текстов

75

Документооборот

75

Составление отчетов

43

Выполнение расчетов

26

Формирование базы данных

20

Организационные задачи

12

Примечание - Источник: собственная разработка на основе данных [10]

Из расчета видно, что решение собственно управленческих задач (организационных, анализа данных) не является приоритетным направлением использования ИТ на предприятии, интенсивность их использования нельзя признать удовлетворительной. Первые места занимают "поиск необходимой информации", "набор и редактирование текстов", "документооборот".

Рисунок 2.3 – Структура частоты использования информационных технологий

Примечание - Источник: собственная разработка на основе данных [10]

Еще одним подтверждением скромных возможностей используемых ИТ является тот факт, что в организации информационные технологии функционируют на основе стандартного программного обеспечения.

Таблица 2.2.11 – Программное обеспечение кафе-бара" Вечерний квартал"

Форма ПО

Программа

Операционные системы

Microsoft Windows (windows se7en)

Офисное программное обеспечение

Microsoft Office (Office 2007)

Браузеры

Internet Explorer, Mozilla FireFox, Google Chrome, Opera

Почтовые клиенты

Мicrosoft Outlook,Outlook Express

Графические пакеты

Adobe Flash, CorelDraw, Gimp

Бухгалтерские программы

1С (7.7)

Утилиты

TotalComander

Коммуникаторы

Skype

Антивирусное ПО

DrWeb

Примечание - Источник: Собственная разработка

Рассматриваемые формы программного обеспечения относятся к информационным технологиям автоматизированного офиса.

Охватывающая основные контуры управления и учета на данном предприятии комплексная программ 1С:Предприятие 7.7 является информационной системой класса ERP, и соответственно относится к информационной технологии управления.

Кафе-бар оперирует наиболее известной из всех конфигураций 1С версии 7.7  «1С:Бухгалтерия 7.7». Данное прикладное решение предназначено для ведения бухгалтерского учёта, управленческого и налогового учёта.

Удобство автоматизации и информатизации процессов на предприятии общественного питания очевидно не только с точки зрения «ведения дел», но и с позиций клиентов, так как информационные системы позволяют более оперативно осуществлять расчеты с посетителями, очередностью обслуживания, обеспеченностью предлагаемого меню всеми необходимыми ингредиентами.

Например, внедрение систем оплаты по пластиковым картам и депозитно-дисконтных систем, позволяет резко расширить возможности заведения . Популярность пластиковых карт обуславливается безопасностью безналичных расчетов, удобством и возможностями проводить финансовые операции в любое время, в любом месте, при помощи различных средств и каналов связи. Системы поддерживают безналичную форму оплаты, ведут учет постоянных и корпоративных клиентов, позволяют управлять системой скидок и бонусов, поддерживать удаленный доступ клиентов для формирования заявок и заказов. Большой потенциал получают программы по повышению лояльности клиентов (скидки, бонусы, специальные предложения и т.д.), формирование постоянной клиентской базы.

Перечень проблем, с которыми сталкиваются респонденты выглядит следующим образом:

1) В рассматриваемом кафе существует нарушение порядка приемки, хранения, отпуска товаров со склада, а также отсутствие надлежащего внутреннего контроля над движением товаров, что является причинами возникновения пересортицы. Особенно критична пересортица по бару, метод борьбы с данной ситуацией является инвентаризация. Инвентаризация в кафе «Вечерний квартал» проводится ежедневно по кухне, в конце и начале смены, путем  ручного учета, что вызывает трату времени и затруднения при сравнении полученных данных с учетными. В вопросе инвентаризаций очень важную роль играет оперативность, которую может обеспечить только наличие компьютерной системы учета, работающей в режиме реального времени.

2) Малоэффективна установленная одиночная система видеонаблюдения в кафе-баре.  Существует великое множество способов скрыть свои действия от видеокамер, поэтому система видеонаблюдения является лишь дополнением системы автоматизации.

3) Анализ статистической информации о ценах и закупках на все используемые товары за длительный период времени и отслеживание истории цен закупок по наиболее ходовым и дорогостоящим товарам проводится менеджером кафе вручную, что отнимает много времени, так как требует постоянного учета.

4) Ведение базы данных о покупателях, поставщиках, объемах продукции, выполнении договорных обязательств не осуществляется. Неэффективно ведется работа с постоянными клиентами, так как отсутствует база данных по постоянным клиентам. Здесь велика роль продуманных персональных скидок и маркетинговых акций.

5) Не используются возможности компьютерной техники по обработке, систематизированию и анализу данных. Содержащиеся в информационных потоках. Данные не воплощаются в практические действия менеджера ( что в существенной мере зависит от его организационной культуры)

6)Каждая информационная система осуществляется по своему изолированному циклу без достаточной связи с другими системами. Нет должной координации систем.

Существенными препятствиями для эффективного  использования ИТ, по мнению респондентов являются:

1) Недостаточное финансирование на приобретение, модернизацию и расширение сферы использования  ИТ;

2) Недостаточная квалификация сотрудников. На предприятии нет специалистов, которые бы обладали современными знаниями в этой области и делились опытом.  Какую либо подготовку по знанию компьютерной техники сотрудники не проходили, как по собственной инициативе, так и по инициативе предприятия. В управленческой деятельности организации является то, что базовое образование у работников в области управления гуманитарное. По этой причине понимание многих нюансов и специфических возможностей компьютерных технологий затруднено или недоступно для представителей гуманитарной культуры. грамотность управленческих кадров в области современных информационных технологий.

Также отрицательным моментом является:

3) Отсутствие критериев выделения приоритетных информационных систем и технологий. Отбор проектов в целях их финансирования в значительной мере носит субъективный характер.

4) Недостаточно разработанными вопросами являются: критерии и показатели уровня информационно-технологического развития, оценка влияния информационных технологий на показатели конкурентоспособности предприятий. Недостаточно исследованы зависимости между ростом затрат на ИТ и результатами экономической деятельности.

Подведя итоги, можно отметить слабое использование информации на предприятии. Общий объем внедренных и эффективно действующих информационных технологий явно недостаточен и не ведет к серьезному, качественному перелому в экономике организации.

Индивидуальные приложения и функциональная информация специалистов данной организации локализуются на уровне автоматизированных рабочих мест локальной вычислительной сети, а автоматизированная база данных для эффективной информационной поддержки работы верхнего звена управления отсутствует. Поэтому наиболее целесообразна организация комбинированной информационной технологии, которая сочетает в себе распределенную обработку данных с централизацией информационных ресурсов в автоматизированном банке данных.

Все это говорит о том, что в кафе-баре необходимо провести автоматизацию рабочего места менеджера для повышения эффективности работы кафе. Хорошая система автоматизации помогает решать, какие изменения необходимо произвести в кафе, повысить эффективность управления организацией, ускорить качество обслуживания гостей, минимизировать злоупотребления персонала.


ГЛАВА 3

РЕКОМЕНДАЦИИ ПО УСОВЕРШЕНСТВОВАНИЮ ПРИМЕНЕНИЯ ИНФОРМАЦИОННЫХ ТЕХНОЛОГИЙ В УПРАВЛЕНИИ ОРГАНИЗАЦИЕЙ

Эффективному функционирования кафе-бара" Вечерний квартал" в значительной мере будет способствовать создание компьютеризированной системы информационного обеспечения деятельности предприятия, существовавшей до сих пор лишь в зачаточном состоянии.

Однако, если изучить уже существующие системы, можно заметить, что они довольно сложны и громоздки для кафе. Эти системы включают множество компонентов, которые никогда не будут использоваться в небольших заведениях, как рассматриваемое предприятие.

При разработке рекомендаций были использованы следующие критерии:

Таблица 3.1.12 – Факторы включения ИТ в информационные системы организации

Критерии решения

Положительные факторы

Деловая стратегия

приложения ИТ или инфраструктура обеспечивают  поддержку стратегии или операциям, но не рассматриваются как стратегические

Ключевая компетенция

требуемые знания или опыт для разработки/эксплуатации приложений рассматриваются в (инфраструктуры) не являются  решающими для  успеха фирмы

Конфиденциальность информации

неудачи в области информация создают проблемы, но не  вызывают организационной дисфункциональности

Доступность соответствующих образцов

надежные и компетентные  поставщики существуют

Доступность пакетов программного обеспечения

пакеты, отвечающие необходимые требованиям, доступны

Временные ограничения

время, необходимое для создания ресурсов и получения опыта,  невелико

Эволюция и сложность технологии

фирма неспособна приспособиться к  быстрым изменениям технологии

Примечание - Источник: Собственная разработка

В соответствии с выделенными факторами на ближайшие три года рекомендуются программные продукты, реализующиеся в нескольких направлениях:

- интеграция с Web-технологиями;

- использование методик CRM (управление взаимоотношениями с клиентами);

- внедрение инструментов планирования и бюджетирования.

Только современная система позволяет в любой момент получить и распечатать полный или выборочный отчет по учетным остаткам и специальный бланк для инвентаризации. После ввода фактического остатка в систему будет сформирована сличительная ведомость, в которой отражаются расхождения по каждому продукту. Актуализация данной сличительной ведомости обновит данные фактического остатка, создав необходимые акты.

Инвентаризация остатков по бару обычно проводится самим барменом с вводом данных по фактическим остаткам непосредственно в компьютерную кассу. Введенные барменом остатки мгновенно обрабатываются системой. В результате – четкое понимание того, что происходит в баре.

Анализ статистической информации о ценах и закупках. Данный анализ позволяет выявить расхождения, указывающие на наличие злоупотреблений.

При наличии компьютерной системы учет цен закупок по различным поставщикам достаточно быстр и удобен, что позволяет свести попытки завышения цен закупки к нулю.

. Помощником в организации грамотной работы с постоянными клиентами и оценки ее эффективности станет система автоматизации в рамках которой будут вводиться, храниться и обновляться данные по постоянным клиентам, по персональным дисконтным картам с накопительной системой скидок. Система позволит фиксировать каждый визит постоянного клиента, потраченные им суммы. Система позволит создать условия обслуживания, выгодные для клиента и прибыльные для самого кафе.

Современные решения позволяют не просматривать весь видеоархив, а выбрать конкретные действия, конкретных людей, конкретные товары.

Система автоматизации даст следующие преимущества:

- Ускорение и точность обслуживания клиентов,

-  Оптимизация торговых запасов,

- Привлечение новых клиентов,

- Снижение издержек производства (минимизации вмешательства человека в задачи, требующие рутинных или сложных вычислений, например, сообщение о том, что тот или иной продукт заканчивается, система выдаст заблаговременно).

- Удобство ведения учёта и получения отчётности (бухгалтеру или менеджеру проще следить за складскими остатками, сводить отчеты, составлять калькуляционные карты).

- Возможность провести проверку в любой момент снижают различного рода махинации персонала.

Эти возможности делают систему главной управляющей программой бизнес-деятельности организации и оградят пользователей от рутинных задач, что повысит производительность и эффективность работы.

Так как ИТ в рассматриваемом предприятии является вспомогательным (обеспечивающим) технологическим процессом в рамках основного производственного технологического процесса, то обоснованием для осуществления инвестиций в ИТ является повышение производительности. Экономический эффект от повышения производительности можно оценить в виде условного прироста объеме реализации или объема прибыли, полученных за счет использования сэкономленного рабочего времени.

Наименование показателя

Фактически

По плану

Отклонение, %

Объем выпуска продукции, млн. руб

3774

5364

142,1

Среднесписочная численность работников, чел.

15

15

0

Среднегодовая выработка на одного рабочего, руб.

252

358

142

Число человеко-дней, отработанные всеми рабочими

2485

2410

96,9

Число человеко-часов, отработанные всеми рабочими

22862

21456

93,8

Число дней, отработанное в среднем одним рабочим

166

166

0

Средняя продолжительность рабочего дня, час

9.2

8.8

95,6

Среднечасовая выработка, руб.

0, 17

0,25

147

Таблица 3.1.13 – Оценка эффективности внедрения новых информационных технологий

Примечание - Источник: Cобственная разработка на основе данных [6]

При использовании рекомендаций, сделанных на основе проведенного анализа и опроса респондентов организации, представляющих операционный, тактический и стратегический уровни управления, можно получить следующие результаты: уменьшения отработанного времени за счет внедренных информационных технологий на 75 часов в год, увеличения производительности труда на 42% , сокращения рабочего дня в среднем на 24 минуты и увеличения объема выпуска продукции на 42%. В конечном счете это приведёт к увеличению прибыли как основной цели ведения бизнеса.


ЗАКЛЮЧЕНИЕ

Использование информационных технологий в управлении делает любую организацию более конкурентоспособной за счет повышения ее управляемости и адаптируемости к изменениям рыночной конъюнктуры.

В данной работе рассмотрены теоретические основы анализа информационных технологий организацией; для обслуживания информационных потребностей предприятия создают информационные системы разных уровней управления, в соответствии с которыми осуществляется принятие решений в функционировании информационной технологии. Оценка информационных технологий показала то, что недостаточно разработанными вопросами являются: критерии и показатели уровня информационно-технологического развития, оценка влияния информационных технологий на показатели конкурентоспособности предприятий

Проанализированы особенности информационных технологий в кафе-баре  "Вечерний квартал". На предприятии выявлено слабое использование информации. Общий объем внедренных и эффективно действующих информационных технологий явно недостаточен и не ведет к серьезному, качественному перелому в экономике организации, которые заключаются в интеграции с Web-технологиями; использование методик CRM (управление взаимоотношениями с клиентами); внедрение инструментов планирования и бюджетирования.

Подобная автоматизация позволит: повысить эффективность управления организацией за счет обеспечения руководителей и специалистов максимально полной, оперативной и достоверной информацией на основе единого банка данных, уменьшения отработанное время и увеличить товарооборот организации.


СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННОЙ ЛИТЕРАТУРЫ

Автоматизированное рабочее место экономиста Конспект лекций для студентов специальности// Экономика и организация производства (железнодорожныйтранспорт, водный транспорт)/№27 :  Гомель, 2014. – 34 с.

Бастриков, М.В. Информационные технологии управления: Учебное пособие /М.В.Бастриков, О.П.Пономарев; Институт «КВШУ».– Калининград: Изд-во Ин-та «КВШУ», 2005.– 140 с.

Белецкая, Л. В.  Информационные технологии в бизнесе. В 3 ч. Ч. 1. Краткий курс : учеб. пособие / Л. В. Белецкая, В. П. Киреенко, Н. Н. Поснов ; под ред. Т. В. Борздовой. – Минск : ГИУСТ БГУ, 2012. – 86 с.

Винтонива, Н.И. Информационные технологии управления персоналом: учебное пособие. – Владивосток : Изд-во ВГУЭС, 2010. – 136 с.

Гергенов А.С. Информационные технологии в управлении: Учебное пособие. – Улан-Удэ: Изд-во ВСГТУ, 2005. – 72 с.

Годовой баланс ООО «Пищепромсервис». – Минск, 2014.

Годовой баланс ООО «Пищепромсервис». – Минск, 2013.

Гринберг, А. С. Информационные технологии : учебное пособие / А. С. Гринберг, Н. Н. Горбачев, А. С. Бондаренко. управления [Электронный ресурс] - М.: Юнити-Дана, 2012. Режим доступа: http://biblioclub.ru/index.php?page=book&id=119135 .  – Дата доступа: 01.12.2015.

Емельянова, Т.В. Экономика общественного питания: учебник/ Т.В. Емельянова,  В. П. Кравченко.  - Минск: Выш. шк., 2008. - 383 с.

Ефремов О.П. Экономика и организация производства. Учебное пособие. М.: «Новое знание», 2012. -304 стр.

Инвестиционный кодекс Республики Беларусь // «Национальный реестр правовых актов Республики Беларусь», 09.07.2001. N 62,2/780 [Электронный ресурс]. – Минск. 2010. – Режим доступа: http://www.pravo.by – Дата доступа: 01.12.2015.

Информационные технологии и управление предприятием / И. Н. Титовский, Ю. И. Попов, Г. Н. Калянов, В. В. Баронов. - М.: ДМК Пресс, б.г.. [Электронный ресурс]. - Режим доступа: http://biblioclub.ru/index.php?page=book&id=129267 – Дата доступа: 01.12.2015.

Корягин Н.Д., Сухоруков А.И., Медведев А.В. Реализация современных методологических подходов к менеджменту в информационных системах управления: монография / Н.Д. Корягин, А.И. Сухоруков, А.В. Медведев. – М.: РИО МГТУ ГА, 2015.- 148 с.

Мансурова , Н.А. Предпосылки и этапы внедрения системы электронного документооборота в сфере малого и среднего бизнеса /Экономика и управление народным хозяйством.  - Минск: Выш. шк., 2010. – 139 с.

Мишин, А. В. Информационные технологии в профессиональной деятельности [Электронный ресурс] : учебное пособие / А. В. Мишин, Л. Е. Мистров, Д. В. Картавцев. - М.: Российская академия правосудия, 2011. - Режим доступа: http://biblioclub.ru/index.php?page=book&id=140632. – Дата доступа: 01.12.2015.

Реализация современных методологических подходов к менеджменту в информационных системах управления: монография / Н.Д. Корягин, А.И. Сухоруков, А.В. Медведев. – М.: РИО МГТУ ГА, 2015.- 148 с.:

Саидбегова А. Г. Информационные технологии в управлении /курс лекций. -  Махачкала, 2012.- 175с.

Современные технологии управления: вопросы менеджмента, маркетинга, управления персоналом, коммерции: Пятые Ходыревские чтения: сб. материалов междунар. науч.-практической конф./ под ред. докт. экон. наук, проф. В.Н. Ходыревской; Курск. гос. ун-т. – Курск, 2014. – 176 с.

Тарасова А.Н. Информационные технологии управления /Учебно-методический комплекс. Рабочая программа для студентов специальности 080507.65 «Менеджмент организации», заочная форма обучения. Тюмень, 2013. - 16 с.

Толстов К.А. Информационные технологии управления: конспект лекций / К.А. Толстов. – Ульяновск: УВАУ ГА, 2006. – 106 с.

Тургаев С. А. Инновационные проекты в системе управления развитием организации// Вестник ЛГУ им. А.С. Пушкина. Научный журнал. Серия «Экономика», . №2., Т.6, 2014. -  С. 85-91

Усманова И. В. – Проблемы выбора систем электронного документооборота для коммерческих организаций // Известия ПГПУ им. В. Г. Белинского. № 18 (22). 2010. - С. 201–205.

Федяинова, В.И.  Сысо, Т.Н. Электронный документооборот: технология внедрения и способ оптимизации бизнес-процедур/ Вестник Омского университета// Серия «Экономика» № 4 -  2012. - С. 36–44.

Шестакова, Т. И. Калькуляция и учет в общественном питании: учебно–практическое пособие / Т. И. Шестакова. – Ростов-на-Дону: Феникс, 2010. – 346 с.

Яблочников, Е. И. Компьютерные технологии в жизненном цикле изделия: учеб. пособие / Е. И. Яблочников, Ю. Н. Фомина, А. А. Саломатина. – СПб. : СПбГУ ИТМО, 2010. – 188 с.




Возможно эти работы будут Вам интересны.

1. ИНФОРМАЦИОННЫЕ ТЕХНОЛОГИИ В УПРАВЛЕНИИ ОРГАНИЗАЦИЕЙ

2. ИНФОРМАЦИОННЫЕ ТЕХНОЛОГИИ В УПРАВЛЕНИИ ПРОЕКТАМИ

3. Информационные технологии в управлении проектами

4. Информационные технологии организационного управления (Корпоративные информационные технологии). Основные концепции управления производством. Достоинства и недостатки системы “клиент-сервер”. Особенности систем Интранет, их достоинства, используемые откры

5. Маркетинговые информационные системы в управлении ВУЗом

6. Определение кадастровой стоимости земельных участков под индивидуальное жилищное строительство на примере рп. Жигалово, кадастровый квартал 38:03:120502

7. Информационные технологии как сфера услуг, их классификация. Понятие информационной технологии и этапы ее развития

8. Базовые информационные технологии: телекоммуникационные технологии. Разновидности архитектур компьютерных сетей, их структура. Основные компоненты Интернета

9. Базовые информационные технологии: технологии защиты информации

10. Базовые информационные технологии: технологии искусственного интеллекта. Определение, классификация и структура интеллектуальной системы. Модели представления знаний. Экспертные системы (ЭС) и задачи, решаемые ими. Разновидности ЭС, инструментальные средс